Les 10 meilleurs outils pour travailler à distance

Un digital nomad n’est rien sans son ordinateur (je ne vous apprends rien) ; mais également sans ses outils. Il est primordial de bien les choisir pour être efficace et efficient à l’étranger. Aujourd’hui, j’ai décidé de vous énumérer les 10 meilleurs outils pour travailler à distance.

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1) Slack : la messagerie instantanée pour les entreprises

Cette plateforme de communication collaborative est créé en août 2013 et est lancée en février 2014. Slack est l’acronyme de « Searchable Log of All Conversation and Knowledge », soit “Journal consultable de toutes les conversations et connaissances”.

Slack est une plateforme de travail permettant de communiquer par groupes, par projets ou par collègues d’une même entreprise. De ce fait, il s’agit d’un outil unique pour collaborer facilement grâce aux messages, le partage de fichiers et une utilisation simplifiée des outils. En effet, nous pouvons connecter nos outils que nous utilisons quotidiennement comme Google Drive par exemple.

De nombreuses entreprises utilisent le Slack pour son interface simple et facile d’utilisation, mais aussi pour sa sécurité. L’interface protège les données de chacun en veillant à nos exigences.

En ce qui concerne les tarifs pour cet outil, nous en retrouvons quatre. La première formule est gratuite, elle comporte de nombreuses fonctions illimitées qui sont parfaites pour les petits groupes. La seconde et la troisième sont de 6,25€ par mois et 11,75€ par mois respectivement. Chaque formule se caractérise selon la taille de l’entreprise, à vous de voir laquelle vous correspond le mieux. Pour finir la dernière est personnalisée, et il faut prendre contact avec l’interface.

Mon avis : Slack est une interface indispensable pour un nomade surtout lorsque nous travaillons sur des projets de groupe.

2) Google Drive : le partage de documents simple et efficace

Un autre outil indispensable est celui de Google, facile d’utilisation et ingénieux. Il suffit de posséder une adresse mail Google pour l’utiliser gratuitement.
L’outil, lancée le 24 avril 2012, est un service de stockage, mais aussi un partage de fichiers dans le cloud par la société Google. La firme de Moutain View nous permet d’utiliser l’outil sur tous les appareils : ordinateurs, tablettes et smartphones, mais aussi d’utiliser tous les outils Google qui vont avec, comme par exemple Google Docs (l'équivalent de Word) ou Google Sheets (l'équivalent d’Excel). Il est donc possible de réaliser un travail simultané avec votre équipe sur un même document.

L’interface est simple d’utilisation, et vous pouvez classer vos dossiers pour pouvoir vous organiser facilement (les fichiers professionnels et personnels par exemple). De plus, vous pouvez y stocker n’importe quel fichier (vidéos, photos, Word, Docs etc…). En termes de prix, celle-ci est gratuite pour les 15 premiers Go de stockage.

Mon avis : Utilisez les outils Google autant que possible ; en effet, ils sont faciles d’utilisation, ergonomiques et généralement gratuits.

3) Trello : la gestion de projet en ligne

Trello, lancée en septembre 2011, est un outil de gestion de projets. Grâce à cet outil, vous pouvez lister tout ce que vous avez à faire et partager ou attribuer des tâches à vos employés ou collaborateurs. Cet outil est utilisé par un grand nombre d’entreprises, et il possède de très bonnes fonctionnalités, surtout avec les versions payantes. Trello reste un outil gratuit qui possède suffisamment de fonctionnalités pour une petite ou moyenne structure.

Mon avis : Trello est un excellent outil pour rester organisé, surtout lorsque nous ne sommes pas dans le même bureau. C’est un outil parfait pour les nomades et les sédentaires car il permet une meilleure organisation des tâches quotidiennes, mensuelles ou annuelles. Cependant, il existe de nombreux concurrents comme Todoist par exemple, qui pourront également vous correspondre.

4) Whereby : la plus simple des visioconférences

Whereby, créé en 2013, est une application de visioconférences. Elle est particulièrement simple à utiliser contrairement à ses concurrents comme Zoom par exemple, où il faut installer une application. Avec l’outil Whereby, il suffit de créer un lien et de cliquer dessus pour entrer en visioconférence ! Généralement, on écrit la raison de l’appel ou bien le nom de l’entreprise. Enfin, vous pouvez facilement partager le lien à vos collègues ou clients.

En terme de prix, nous avons le modèle gratuit avec 1 utilisateur et 1 seul lien possible (il faut fermer le lien pour pouvoir en créer un nouveau) avec un maximum de 4 participants par visioconférence. La seconde formule est payante pour un prix de $9,99 par mois avec différentes fonctionnalités en plus dont la possibilité d’être à 12 participants maximum. Enfin la dernière formule « Business » est $59,99 par mois avec plusieurs utilisateurs, plusieurs liens également.

Mon avis : Whereby est un outil simple d’utilisation et facile à mettre en place. Cependant, il faut faire attention à ne pas divulguer le lien sur les réseaux sociaux par exemple, ou bien alors demander l’accès à chaque nouvel utilisateur souhaitant accéder à la visioconférence.

5) WhatsApp : la communication en toutes circonstances

L’application la plus connue de cet article : WhatsApp ! Créée en 2009 par deux anciens de la société Yahoo, elle est achetée en 2015 par Facebook pour environ 19 milliards de dollars. WhatsApp est LA référence lorsque nous voyageons. Elle permet de réaliser des appels, appels vidéos et d’envoyer des messages sans passer par un réseau téléphonique local, et ainsi de prendre contact avec ses proches ou collègues. Nous comprenons le jeu de mots « What’s Up » avec le nom WhatsApp. Entièrement gratuite, elle est un bon moyen de discuter lorsque nous voyageons, surtout en tant que nomade !

Mon avis : C’est un outil essentiel pour tout nomade qui se respecte. De plus, vous pouvez utiliser Web Whatsapp sur votre ordinateur et partager vos fichiers, messages, photos, vidéos etc…

6) Expensify : L’outil de gestion des dépenses

En tant que nomade, il m’arrive d’avoir de nombreuses notes de frais. Étant principalement sur mes appareils digitaux, je voulais une application qui puisse sauvegarder mes factures. Expensify, fondée en 2008, est donc l’outil ingénieux pour sauvegarder ses notes de frais facilement sur son téléphone et tablettes. Il suffit de prendre une photo de la facture en question, comme par exemple, un ticket de restaurant, la facture d’hôtel, etc… Ensuite, Expensify fait le reste : elle identifie la facture, et la classe dans des dossiers. Il est indiqué sur le site, que les utilisateurs économisent 83% du temps consacré à leurs rapports de dépenses.

Au niveau du tarif, celui-ci se classe en fonction du nombre d’utilisateurs. Si vous êtes le seul à utiliser le compte et ne dépassez pas les 25 « SmartScans », le forfait est gratuit. Sinon, le forfait passe à $4,99 par mois. Ce forfait est valable pour les auto-entrepreneurs, ou bien les petites entreprises dont les employés peuvent envoyer leurs factures. Cependant, si vous êtes une équipe, vous pouvez avoir un compte commun allant de $5 à $9 par mois selon la taille et les besoins de votre entreprise.

Mon avis : C’est un outil très intéressant pour ceux qui égarent leurs papiers comme moi, ou par principe écologique. Je le conseille vivement pour un futur nomade.

7) LastPass : vos mots de passe sécurisées

LastPass est un logiciel permettant de garder vos mots de passe sur un cloud. Cet outil est facilement utilisable puisque nous devons nous souvenir que d’un seul mot de passe, celui de LastPass. Ensuite, vous pouvez ajouter un plugin à votre navigateur et l’application se chargera de tout pour vous : elle sauvegardera vos mots de passe et identifiants, les modifiera automatiquement et pourra également générer des mots de passe forts. De même, elle peut remplir les formulaires sur internet et sauvegarder vos notes comme le mot de passe Wi-Fi, cartes bancaires, etc… La particularité de LastPass est le fait de pouvoir partager des mots de passe et choisir l’option d’afficher le mot de passe ou non.

Last Pass est gratuit pour un seul utilisateur. Ensuite, deux formules payantes sont établies allant de 2,67€ à 3,56€ par mois.

Mon avis : Cet outil est utile lorsque nous devons gérer nos mots de passe ainsi que ceux de clients par exemple.

8) TeamViewer : le contrôle d’un ordinateur à distance

L’outil TeamViewer est excellent lorsque nous disposons de plusieurs appareils digitaux. Cet outil spécialisé dans la télémaintenance permet de prendre le contrôle d’un ordinateur à distance. Avec le confinement et le télétravail mis en place, il peut s’avérer très efficace.

De même, l’outil est utile pour le support à distance, lorsque nous souhaitons réparer un équipement électronique, comme une machine à laver par exemple, la solution de la réalité augmentée permet de résoudre ce problème grâce à votre écran. L’interface permet à des entreprises de vous aider sans avoir le besoin de se déplacer.

Au niveau du prix, nous retrouvons trois formules allant de 27,90€ à 124,90€ par mois. Les formules sont différentes en fonction du nombre de sièges, du nombre de sessions et ainsi du nombre d’utilisateurs.

Mon avis : C’est un outil imparable pour toutes personnes souhaitant travailler à distance que ce soit à l’étranger ou non.

9) Dropbox : l'outil de stockage par excellence

Fondée en 2007, DropBox est un outil de stockage et de partage de fichiers. Il fonctionne comme un disque dur externe puisque vous pouvez retrouver vos fichiers sur tous vos appareils digitaux. Il est simple d’utilisation et connu de tous. Il peut vous permettre de travailler hors connexion, contrairement à son rival Google Drive.

En terme de tarification, vous pouvez essayer gratuitement DropBox pour une durée de 2 semaines environ, et vous avez différentes formules allant de 9,99€ à 16,58€ par mois pour les particuliers, puis de 10€ à 15€ par mois pour les équipes.

Mon avis : Google Drive et DropBox se ressemblent étroitement. Si vous utilisez déjà les outils Google, comme Google Docs ou Google Sheets, il est préférable de prendre l’interface Google. Cependant, s’il vous arrive de travailler dans des endroits où la connexion internet est parfois difficile, je vous conseille DropBox.

10) Evernote : la prise de note simplifiée

Evernote est un outil permettant de prendre des notes partout sur tous vos appareils électroniques : ordinateurs, tablettes et smartphones. L’interface permet de les partager et de les trouver facilement même sans connexion Internet. Vous pouvez ainsi gérer facilement vos projets, les différents délais, les clients et les réunions avec votre entreprise. Ces notes peuvent prendre l’apparence de plusieurs formats : texte, image, son, vidéo ou bien des sites internet.

Vous trouverez ainsi différentes solutions pour Evernote selon vos besoins. Evernote Basic qui est gratuite, premium à 6,99€ par mois et enfin business à 13,99€ par mois par utilisateur. Il est possible de faire des essais gratuits pour les formules payantes.

Mon avis : Evernote est un outil imparable lorsque nous travaillons avec la prise de note. Elle permet d’être mieux organisé surtout lorsque nous voyageons.

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